Pm3 är en etablerad modell för styrning och förvaltning av IT och verksamhet. Men i många organisationer blir modellen en belastning snarare än ett stöd. Problemet uppstår när förvaltningsobjekten blir för stora och modellen inte längre speglar verkligheten. Då förloras tydlighet, ansvar och styrbarhet – precis det som pm3 var tänkt att skapa.
När pm3 blir en belastning istället för ett stöd
I pm3 är förvaltningsobjektet den högsta nivån i modellen. Ovanför detta finns bara förvaltningsobjektarkitekturen (FOA), som är en översiktlig karta över relationer mellan objekten. FOA är inte ett styrforum och hanterar inte mellannivåer eller ansvar som spänner över flera objekt. När FOA eller portföljer används som styrinstrument blir resultatet ofta otydligt ansvar och beslut som fastnar mellan stolarna.
När förvaltningsobjekten blir för stora
För att förenkla styrningen slår många organisationer ihop flera områden till breda objekt som ”Verksamhetsstöd”, ”Kundhantering” eller ”Produktion”. Det ser strukturerat ut på papperet men blir ohanterligt i praktiken. En förvaltningschef eller IT-direktör ska plötsligt ansvara för hundratals system, processer och tjänster. När objekten blir för omfattande tappar de sitt syfte – att skapa fokus och kontroll.
Fel ansvar på fel nivå
En annan konsekvens är att ansvar hamnar på fel nivå. När mandat, budget och prioriteringar centraliseras till högsta ledningen förväntas chefer som egentligen ska arbeta strategiskt fatta beslut om detaljerade förvaltningsfrågor. De saknar ofta både tid och kunskap för det. Samtidigt reduceras förvaltningsledare och systemägare till utförare utan mandat, vilket leder till att kompetensen inte tas till vara där den behövs mest.
Mötesdöden – när alla måste vara med överallt
När objekten blir för stora uppstår också det som ofta kallas mötesdöden. Forum fylls med deltagare som egentligen inte har något att bidra med, men som förväntas delta eftersom objekten omfattar allt. Agendorna blir överfulla, beslutsvägarna otydliga och ingen hinner diskutera de strategiska frågorna. Resultatet blir att forumen hanterar allt – och därför i praktiken ingenting.
Varför pm3 inte fungerar i praktiken när objekten blir för stora
När förvaltningsobjekten blir för stora händer fyra saker:
-
Detaljnivån går förlorad – verksamhetsnära frågor drunknar i breda agendor.
-
Ansvar hamnar för högt – chefer fattar beslut de saknar kompetens för.
-
Prioriteringar blir politiska – fakta ersätts av positionering.
-
Förvaltningen blir reaktiv – man fastnar i brandsläckning istället för styrning.
Problemet är inte förvaltningsmodeller i sig, utan att pm3 i sin nuvarande form ofta saknar de nivåer som krävs för att spegla en modern verksamhet.
Vägen framåt – från monolit till familj
Vägen framåt handlar om att dela upp de stora objekten i mindre objektsgrupper och objektfamiljer. Genom att skapa naturliga kopplingar mellan system, processer och verksamhetsdelar blir ansvar och styrning mer hanterbart. Ansvar kan delegeras till rätt nivå, där kunskapen finns, medan ledningen fokuserar på riktning, prioritering och resurser.
Nästa steg
Vill du utveckla din förvaltningsstyrning och skapa en pm3-tillämpning som fungerar i praktiken?
Hör av dig - kontakt för fortsatt arbete och frågor.
